喀喇沁旗佛教协会 档案管理
喀喇沁旗佛教协会档案管理
文书档案归档制度
为了加强档案的科学管理，提高归档文件的质量。特制定文书档案归档制度：
一、归档要求
1、归档的文件材料要收集齐全完整。
2、 归档的文件材料要遵循文件材料形成的规律和特点进行分类，保持文件之间的有机联系。卷内文件的排列要有序，使案卷能够正确反映协会活动的全貌。便于保管和利用。
3、 为有利于档案的长期保存，凡是归档保存的文件书写一律用碳素笔、钢笔、毛笔、不可用圆珠笔、铅笔及复写纸。
4、 归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷题名要简明确切，保管期限划分准确，清除针钉，编写页码，装订要整齐结实，每本案卷都要填写卷内文件目录及备考表。
5、 每年协会档案室的案卷数量，内容要做到心中有数，档案室与部门之间要履行必要的签字手续。
二、 归档时间：
1、办理完毕具有保存价值和利用价值的文件或材料，在
每年的六月底以前归档。
２、如有特殊情况，不能按时归档的要向主管领导说明情况可推迟归档时间。
三、归档范围及保管期限：
归档范围
（一）、行政管理类：
1、本会会议材料及各寺会议材料：
（１）．通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等
------------------------------------------------永久
（２）讨论未通过的文件--------------------------长期
（３）小组讨论记录------------------------------短期
２、协会以会长、副会长、秘书长及常务理事会议记录、
纪要-------------------------------------------永久
3、协会召开的各种重要会议中形成的通知、报告、发言、总结、会议记录等--------------------------------永久
4、协会在上级部门召开的会议上的重要发言定稿---长期
5、协会召开的全体工作人员会议或部门负责人会议-短期
6、学习记录，民主生活记录----------长期
（二）、总结材料
1、协会年度和年度以上的工作总结计划、报告-----永久
2、半年的、季度的和一般性专题的---------------长期
3、各部门的总结材料年度的----------------------长期
4、各部门的总结材料季度的----------------------短期
5、各寺庙的工作总结---------------------------- 长期
（三）、本协会各项规章制度---------------------- 长期
（四）、本协会及各寺庙的请示及上级机关的批复
1、重要的------------------------------- 永久
2、 一般的----------------------------------- 短期
（五）、协会及各寺庙机构设置、更改名称、人员编制、启用印章、迁移地址等-----------------------------永久
（六）、协会简报、信息--------------------------长期
（八）、各寺庙简报、信息------------------------短期
（九）、上级对本协会工作检查形成的重要文件------长期
（十）、考核材料
1、考核工作总结、考核结果材料----------------长期
2、个人总结及评议材料------------------------短期
（十一）、协会对有关问题调查报告
１、重要的-----------------------------------长期
2、一般的------------------------------------短期
（十二）、本协会组织机构沿革、大事记等----------永久
（十三）、合同、协议
１、有历史意义和长远利用价值的---------------永久
2、有较长期依据、凭证、参考作用的------------长期
3、一般性的----------------------------------短期
（十四）、群众来信
１、有市以上领导人重要批示和处理结果的------永久
2、有上级机关或本协会领导人重要批示的处理结果的
------------------------------------------长期
3、一般性-----------------------------------短期
（十五）、上级文件带有参考作用的文件材料------短期
（十六）、协会及各寺庙简介--------------------永久
（十七）、各寺庙宗教场所登记、年检材料--------长期
（十八）、先进事迹材料
１、有重要人物的--------------------------永久
2、一般性的------------------------------短期
（十九）、获得市级以上先进材料----------------永久
（二十）、获得市级以下先进材料----------------长期
（二十一）、佛教音乐团材料
1、重要的、简介、人员情况-----------------永久
2、一般活动材料---------------------------长期
二、宗教事务
（一）、本协会及各寺庙重大宗教活动的通知、议程、领导讲话、参加人员、活动简报、纪要---------- 永久
（二）、一般性的宗教活动所形成的材料---------长期
（三）、宗教人员的处理材料等
1、重要的---------------------------------长期
2、一般的---------------------------------短期
三、外事类
（一）、重要人物出国访问所形成的材料---------长期
（二）、外宾来访、赠财物等形成材料-----------长期
（三）、一般人员的外出材料-------------------短期
四、房产类
（一）、房屋产权统计报表--------------------永久
（二）、协议书等----------------------------长期
五、人事类
（一）、技术职称评定材料-------------------长期
（二）、干部职工录用、调整、定级材料-------长期
（三）、职工调动工作行政工资、证明、介绍信等
----------------------------------------短期
声像档案归档制度
本会各项重要活动中形成的具有保存、参考价值的录像带、录音带、照片均属归档范围：
一、归档要求
１、归档的声像档案应分类编号，并附文字说明，注：事由、时间、地点、景物、摄、录人姓名。
２、声像档案资料要定期检查，以防粘连。
３、归档的声像资料要在每年的6月底前或随时归案。
４、归档时要填写案卷目录。
二、归档范围及保管期限表
序号 归档范围 期限
１ 本会开展的各项活动、上级领导来会及寺庙 长期
视察、会议等形成的照片、录音带、录像带
２ 各寺院改造、修缮方面的照片等 长期
３ 本会及各寺参加各类活动的照片、录像带、 长期
录音带等
４ 国内、国外来会及寺院参观学习、交流的 长期
照片、录音带、录像带等
设备档案归档制度
设备档案是购置、安装、调试、运行、维修、管理过程中形成的文件材料。
一、归档要求
１、设备档案开箱验收应由档案人员参加，开箱调式正常后由档案人员将全部材料进行保管。
２、由档案人员完整准确并系统编号归档。
二、归档时间
１、随机文件随时归档。
２、安装文件（包括微机、照像机、录音机、电视机、录像机、复印机、空调等）待机设备安装调试运转正常后归档。
３、保养维修记录随时归档。
三、设备档案归档范围及保管期限
设备购置计划、申请书及批准书，设备购置交货合同书，装箱单，设备安装、使用说明书，合格证，原理图及其它随机文件等均为长期。
基建档案归档制度
基建档案是在建筑物、构筑物、地上地下管线等，基本建筑工程的设计和施工活动中形成的档案。
一、基建档案的归档范围
基建工程的设计图样，说明书、预算书、施工组织设计、施工技术措施、施工记录、竣工图和接交验收文件等。
二、基建档案的归档时间
１、小型工程项目竣工后归档。
２、大型项目施工周期较长的工程建设文件可分阶段归档，待工程全部竣工后再全面调整。
三、归档要求和手续
１、归档的基建文件材料必须符合系统齐全、完整、准确。
２、归档的基建材料必须经过系统整理，组成保管单位（卷、册、盒），填写保管期限表，注册密级，工程项目等，经负责人审查、签字后方能归档。
３、归档文件材料应使用统一的用纸，纸质优良，字迹工整，线条清晰、整洁。
４、归档的文件材料，应符合图样和科技文件档案管理制度的要求。
５、归档的文件材料，应编制移交目录，一式两份，交接双方应在移交目录上签字，然后各存一份。
四、保管期限
基建档案均为永久保存
四、基建档案排列、编号
办公室档案人员岗位职责
一、认真学习贯彻《档案法》，严格履行《档案法》的有关规定。认真学习档案专业知识，不断提高专业水平。
二、热爱档案事业，认真负责集中、统一管理本会的各门类载体档案的保管。
三、监督各部门每年六月份将上一年度的档案，立卷、归档、接收、移交等工作。
四、维护档案的完整与安全，为各级领导及各方面人士的档案利用。
五、收集档案利用实例，不断开发档案信息资源。
六、定期向领导及上级主管部门汇报工作，认真完成领导及上级主管部门交给的有关档案工作。
七、负责办公室的档案收集、归案工作。
